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Normas para la consulta en la sala de Atención a Usuarios del Archivo Central del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores

 

1. Tendrán derecho a acceder al fondo documental del Archivo Central: funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y demás órganos de la Administración pública, en ejercicio de sus funciones, estudiantes de educación superior, investigadores en el área de Relaciones Internacionales y ciudadanos en general.
2. Para tener acceso a los fondos los usuarios deben presentar su documento de identidad y solicitar autorización, por escrito, tanto para la revisión de los índices como de los expedientes, llenando el formato respectivo.

3. Para el acceso a los fondos documentales con fines de investigación, cultura e información se establece un plazo de reserva de treinta (30) años de antigüedad; desde la fecha de elaboración de los documentos, salvo que otra normativa de rango superior establezca un período distinto. Los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, en ejercicio de sus funciones, podrán acceder a todos los documentos sin límites de tiempo, siempre y cuando presenten la debida autorización escrita de la autoridad superior respectiva.

4. No se permitirá el acceso a aquellos documentos clasificados como confidenciales, de acuerdo a las necesidades de defensa y seguridad del estado y a la protección de la intimidad de la persona.

5. No se permitirá al usuario el uso de plumas fuentes, marcadores o bolígrafos, así como tomar notas directamente sobre los documentos, calcarlos o rayarlos. Solo podrán disponer en la consulta de lápiz, papel o libreta, o en su defecto de un computador portatil personal.

6. Las consultas deben ser individuales, no se permitirán diálogos prolongados entre los usuarios. Está prohibido la permanencia en la Sala de personas que no realicen trabajo de investigación.

7. No se permitirá la salida de expedientes, para ser consultados o reproducidos fuera del recinto del Archivo Central del MRE.

8. El acceso directo a las áreas de almacenamiento está reservado únicamente al personal del Archivo Central, en ejercicio de sus funciones.

9. Los usuarios deben entregar en el área de recepción sus bolsos, carteras o morrales. No se permitirá fumar, el uso de celulares ni el consumo de alimentos y bebidas en el recinto del archivo.

10. Todo documento que sirva como fuente para publicaciones elaboradas por los investigadores, debe de ser mencionado en la respectiva publicación, por respeto a los derechos de autor.

11. La búsqueda de información en los expedientes facilitados para la consulta debe ser realizada directamente por la persona solicitante, no por el personal del archivo. En todo caso los usuarios no podrán consultar más de tres expedientes simultaneamente.

12. No está permitido la reproducción fotostática de documentos para los investigadores.