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Dirección General de Archivos y Bibliotecas

Funciones y Estructura de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas.
La Dirección General de Archivos y Bibliotecas fue creada el 05 de Enero de 1988 mediante resolución ministerial Nº DGSSA.DSE-04 publicada en la Gaceta Oficial de Venezuela Nº 33.880 de fecha 07 de Enero de 1988 bajo la denominación de “Dirección General Sectorial de Biblioteca, Documentación y Archivo”, con el propósito de que el Ministerio de Relaciones Exteriores de Venezuela contara con una dependencia técnica encargada de fijar las políticas para la organización, sistematización y preservación de los recursos de información documentales y bibliográficos del Ministerio.

Su misión es la de planificar, ejecutar y asesorar la custodia, organización y administración de los recursos de información de carácter archivístico, bibliográfico e histórico generados desde las diferentes dependencias del MRE con la finalidad de favorecer la toma de decisiones y garantizar a la ciudadanía en general el acceso, oportuno, a la cultura e información en el área de las relaciones internacionales.

Entre sus funciones básicas destacan: actuar como depositaria de los materiales bibliográficos y no bibliográficos del Ministerio de Relaciones Exteriores, aplicar las Normas correspondientes del “Sistema de Archivo M.R.E” y coordinar la custodia de los Archivos del Despacho, sistematizar y publicar la información de carácter histórico sobre la base de la documentación existente en los Archivos del Ministerio, coordinar las actividades de compra, canje y donación, así como la distribución de los materiales bibliográficos editados por el Despacho, apoyar la gestión de las Misiones de Venezuela mediante el suministro de información, mantener vínculos con el Instituto Autónomo Biblioteca Nacional y de Servicios de Biblioteca, con los Archivos de otros entes de la administración pública nacional y otros organismos nacionales e internacionales y certificar las copias y transcripciones de los documentos custodiados en el Archivo Central del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Estructuralmente está conformada por dos (2) direcciones de línea, apoyadas por dos (2) Jefaturas de División cada una:

La Dirección de Archivos e Investigación Histórica tiene entre sus competencias: coordinar la gestión documental del Ministerio, mediante la aplicación de un sistema único de archivo y de normativas técnicas para la transferencia y desincorporación de documentos. Sistematizar, valorar y depurar los documentos custodiados en el Archivo Central del MRE provenientes de las unidades administrativas y misiones diplomáticas de Venezuela. Responder a los requerimientos de información de carácter archivístico e histórico. Propiciar la preservación de la documentación histórica del Ministerio. Coordinar la elaboración y publicación del boletín del archivo de la Casa Amarilla y las obras de carácter histórico. Además, realizar investigaciones sobre la historia de la política exterior de Venezuela.

La Dirección de Bibliotecas y Documentación es responsable de: Custodiar, organizar, actualizar y procesar la colección bibliográfica del MRE. Realizar la distribución de publicaciones editadas por el Despacho. Apoyar a las Misiones diplomáticas y consulares venezolanas mediante el suministro de material bibliográfico actualizado sobre diversos aspectos de Venezuela y la gestión gubernamental. Propiciar la creación de espacios bibliográficos referentes a Venezuela en Bibliotecas Públicas del exterior. Igualmente, coordinar la publicación anual de los tratados públicos y acuerdos internacionales de Venezuela.